7 conseils pour bien s’organiser en tant qu’entrepreneur•e

7 conseils pour bien s'organiser en tant qu'entrepreneur•e

Tu le sais autant que moi, la vie d’entrepreneur•e n’est pas de tout repos ! Entre les projets à développer et les client•es à accompagner, une bonne organisation est primordiale pour ne pas être rapidement submergé•e. Eh oui, parce que l’objectif premier de ton activité, c’est d’en vivre le plus longtemps possible, pas vrai ? Alors, pour te guider, je te propose de découvrir mes 7 conseils pour bien t’organiser en tant qu’entrepreneur•e

Allez, je commence ! 

Sommaire

Faire un planning ou tenir un agenda

Il est vrai que ce premier conseil peut sembler anodin, mais il est essentiel pour structurer tes journées. Prendre le temps de construire un planning ou un agenda te permet de visualiser le travail que tu dois réaliser dans les prochains jours. Tu es ainsi plus clair•e avec toi-même, et tu n’es pas perdu•e dans les différentes tâches qui composent ta semaine.

Et pour cela, libre à toi de choisir le support qui te convient le mieux ! Tu peux opter pour un agenda papier que tu garderas précieusement à portée de main sur ton bureau, ou alors pour un agenda dématérialisé comme le propose Apple ou Google. Si tu le souhaites, tu peux même combiner plusieurs supports en même temps, le plus important reste de ne pas oublier de les consulter et de les remettre à jour régulièrement 😉

D’ailleurs, as-tu déjà entendu parler de la méthode Pomodoro ? Elle est idéale pour bien t’organiser en tant qu’entrepreneur•e ! Le principe est simple, il suffit de découper ton temps de travail en session de 25 minutes et de prendre une pause de 5 minutes après chaque session. Au bout de quatre sessions, tu as le droit de t’accorder une pause plus longue de 15 à 30 minutes, puis de tout recommencer ! Pour l’avoir testé, je t’assure que c’est génial pour l’organisation d’un•e entrepreneur•e.

C’est une méthode de travail qui permet de prendre conscience du temps que tu passes sur chaque tâche et donc de mieux t’organiser par la suite. Et comme les sessions sont courtes, cela invite à se couper des distractions pour être pleinement attentif•ive et donc de gagner en efficacité 👌

De plus, il est difficile de passer à côté de l’engouement que génèrent les to do list. Si tu aimes que les choses soient carrées, je pense que ce conseil devrait te plaire ! Plutôt que d’écrire ce que tu dois faire un peu partout, sur un cahier, un bloc note ou ton téléphone, une to do list permet de recentrer tout cela au même endroit.

Je te recommande enfin de te créer un rituel d’organisation. Par exemple, chaque soir, tu peux inscrire sur ta liste toutes les choses que tu dois faire le lendemain. Tu peux ensuite les organiser dans ton planning ou ton agenda en suivant l’ordre de priorité de ta to do list (voir chapitre suivant). Cela permet de te préparer à ta journée du lendemain pour mieux l’appréhender. Et comme tu le sais, l’entrepreneuriat nécessite de mener plusieurs projets en même temps : la to do list permet alors de mieux gérer ton temps et de ne rien oublier 😄

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Apprendre à prioriser tes différentes missions

Pour ce deuxième conseil, j’ai envie de te parler de la matrice d’Eisenhower. C’est un outil très utilisé dans le monde de l’entrepreneuriat pour gagner en productivité. L’idée est de prioriser les différentes tâches que tu dois réaliser en te basant sur deux axes : l’importance et l’urgence de celles-ci, puis de les répartir en 4 quadrants distincts :

  • Les tâches importantes et urgentes à exécuter immédiatement et toi-même
  • Les tâches importantes, mais non urgentes à planifier et à exécuter toi-même
  • Les tâches non importantes, mais urgentes à déléguer rapidement si tu le peux où à exécuter toi-même
  • Les tâches non importantes et non urgentes à abandonner tout simplement 😅

La matrice te permet donc de départager les tâches que tu dois réaliser en priorité de celles qui peuvent attendre encore un peu. Tu as ainsi l’esprit plus clair, et tu peux travailler en sachant exactement ce qui t’attend une fois ta première tâche terminée 😉

Définir des process pour gagner du temps

Les process sont indispensables à la vie d’entrepreneur•e. Oui, rien que ça ! 😊 Mais au fait, sais-tu ce qu’est un process ? Pour te donner une définition, c’est un ensemble de tâches et de sous-tâches, qui, une fois réalisées successivement, conduisent à un résultat donné. Tu peux par exemple définir des process pour créer du contenu pour ton site internet et tes réseaux sociaux, gérer ton administratif ou accueillir un•e nouveau•elle client•e.

Ils permettent de gagner du temps sur des tâches que tu as l’habitude de répéter toutes les semaines. Tu mets en place un système organisé qui apporte une structure solide à ton activité de thérapeute. Toutes les tâches que tu fais quotidiennement sont coordonnées et plus rapides à réaliser. Tu as donc plus de temps à consacrer à tes client•es et au développement de tes projets, et ça, on adore ! 🥰

Par ailleurs créer des procédures te permettra de déléguer plus facilement certaines tâches le jour où ton activité le nécessitera (et c’est tout ce que je te souhaite évidemment 😛)

Effectuer des bilans réguliers pour garder le rythme

Pour t’organiser en tant qu’entrepreneur•e, tu as besoin de savoir où tu vas. Tu as sûrement défini les objectifs que tu souhaites atteindre et ce que tu dois mettre en place pour y arriver. Pour autant, l’entrepreneuriat est (très) souvent riche en rebondissements ! Il n’est pas rare que ce vers quoi tu penses te diriger en début du mois soit complètement différent à la fin du mois. Et c’est ce qu’on aime, n’est-ce pas ? 😜

Toutefois, il est important de prendre le temps d’observer ces changements. Pour cela, je te conseille de te réserver un créneau, chaque mois, pour faire un bilan des dernières semaines de ton activité. Qu’as-tu réussi à mettre en place ? Qu’est-ce qui a échoué et pourquoi ? Qu’est-ce que tu souhaites modifier ? 

Ce rendez-vous avec toi-même est très important : il te permet de prendre du recul par rapport à ta vie d’entrepreneur•e et de recadrer ta trajectoire pour mieux repartir par la suite. 

Je précise que ces bilans mensuels sont utiles pour faire le point sur tes objectifs ou missions à court terme. Pour faire le point sur la direction générale de ton activité, je te recommande plutôt de faire des bilans plus complets tous les 6 mois ou 1 an maximum. 

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Utiliser les bons outils pour développer ton activité

Aaaaaah, les outils ! Toi aussi, tu as remarqué à quel point ils sont nombreux ? 🤯 

Avant de t’en présenter quelques uns, je tiens à préciser que tu n’as pas besoin de tous les utiliser pour ton organisation d’entrepreneur•e. Sélectionne simplement ceux que tu trouves intéressants, qui vont véritablement apporter quelque chose à ton entreprise, et puis laisse les autres de côté. L’objectif n’est pas de te mettre une pression quelconque à utiliser tel ou tel outil, bien au contraire, ils doivent être au service de ton activité.

Pour t’aider à organiser tes différents projets, Trello et Notion sont les deux outils les plus largement utilisés. Ils se différencient chacun par des fonctionnalités différentes, mais de manière globale, ils permettent de gérer chaque aspect de ton entreprise en les classant dans différents tableaux. Je te les recommande si tu es à l’aise avec les outils en ligne, sinon, un simple cahier fait aussi très bien l’affaire !

Pour gérer ta facturation, Freebe.me est un outil spécialement conçu pour les auto-entrepreneur•es. Tu peux créer tes factures, mais aussi suivre tes paiements, ta trésorerie et tes déclarations. Je le trouve très facile d’utilisation, mais encore une fois, c’est à toi de voir s’il convient à ton activité 😊

Enfin, pour organiser tes documents et le suivi de tes clients, rien de mieux qu’un bon Google Drive ou Dropbox ! Tu es ainsi certain•e de ne rien perdre et de pouvoir y accéder sur tes différents appareils.

Aménager un espace de travail agréable

En tant qu’entrepreneur•e, tu es amené•e à passer beaucoup de temps à ton bureau. Il est donc important que tu t’y sentes bien, et que ce soit un lieu qui t’inspire. N’hésite pas à t’équiper d’un siège confortable, à décorer ton espace de travail, à ajouter des plantes, à jouer avec les lumières… Laisse libre court à ta créativité pour prendre du plaisir à t’installer chaque matin 😉

Si tu travailles de chez toi, je te conseille de te créer un espace dédié à ton activité de thérapeute. Tu auras ainsi plus de facilité à te concentrer et tu ne seras pas dérangé•e par d’éventuelles distractions. C’est un détail qui aide à dissocier ta vie de tous les jours de ta vie d’entrepreneur•e. Eh oui, un peu de rigueur de temps en temps, ça ne fait de mal à personne ! 

Prendre le temps de souffler et recharger tes batteries

La vie d’entrepreneur•e est stimulante, incroyable et intense. Si tu as fait le choix de ce statut, c’est parce que tu es porté•e par ton envie d’aider les autres et de vivre de ton projet. Et pour y arriver, je sais que tu ne comptes pas tes heures et que tu t’investi•es à 100% dans ce que tu fais. Et je trouve ça admirable, vraiment ! Mais tu es d’accord avec moi si je te dis que pour être disponible pour les autres, il faut déjà se sentir bien avec toi-même, non ?

C’est pour cette raison que je te conseille de prendre du temps pour toi. Accorde-toi des moments pour te reposer, pour faire des choses qui te font du bien et qui te changent les esprits. Pourquoi ne pas réserver un temps de repos directement dans ton agenda ? Tu verras que ce n’est pas du temps de perdu, bien au contraire, c’est autant important que toutes les heures de productivité que tu peux avoir 😉

Et voilà, tu as maintenant toutes les cartes en main pour bien t’organiser en tant qu’entrepreneur•e ! J’espère sincèrement que ces conseils te seront utiles. D’ailleurs, n’hésite pas à me dire ce que tu fais au quotidien pour avoir une bonne organisation, je suis curieux de savoir !

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